Rund um die Gewerbeimmobilie (10/2004, Wien)

neue Büroflächen?

Warum stellen sich immer mehr Mieter diese Frage in immer kürzeren Abständen?

Die Bürowelt verändert sich derzeit mit immer größerer Geschwindigkeit. Hauptursache ist die progressiv steigende Zahl der Wissensarbeiter. McKinsey hat die Arbeitswelt analysiert und kommt in einer Studie zu interessanten Ergebnissen.

So betrug der Anteil der Arbeiter, die manuell tätig waren, um 1900 noch 83 % der Arbeitswelt, der Anteil der Wissensarbeiter lediglich 17 %. Um 1930 verhielt sich das Verhältnis Arbeiter zu Wissensarbeitern bereits 70 % zu 30 %. Um 1960 wurde der Wendepunkt erreicht mit ca. 51 % Arbeitern und 49 % Wissensarbeitern.

Bei der Jahrtausendwende betrug der Anteil der Arbeiter nur mehr 38 % und der der Wissensarbeiter bereits 62 %, und für das Jahr 2030 rechnet man bereits mit 70 % Wissensarbeitern. Mit steigendem Bedarf ist also zu rechnen. Die Wissensarbeiter benötigen aber auch ein immer besseres Umfeld.

Andererseits haben sich Unternehmenskulturen verändert. International tätige Firmen sind viel mobiler geworden. Den Veränderungen auf den Märkten folgen organisatorische Umstrukturierungen, die so genannte „Konzentration auf Kernkompetenzen“ ist nicht mehr mit firmeneigenen Immobilien zu vereinbaren, die sich im Anlagevermögen niederschlagen.

Grundlage und Geschwindigkeit wird durch Neuerungen in den Bereichen Telekommunikation und Informationstechnologie vorgegeben. Globalisierung bestimmt das Wirtschaftsleben, die westlichen Märkte sind Angebotsmärkte, Wettbewerb und Verdrängung durch Innovation und aggressive Marketingstrategien sind die Folge.

Aber auch der Faktor Mensch verfolgt heute ganz andere Ziele und Werte.

Die Kriegsgeneration war vom Arbeitsethos getragen, heute ist es die Freizeitorientierung, früher bestimmten Erfahrungen wirtschaftlicher Entbehrung und das politische Chaos Generationen, heute ist es die Wohlstandserfahrung und Genussorientierung. Ausgeprägte Sparbereitschaft diente der Zukunftssicherung, heute freuen sich die Kreditinstitute über hohe Verschuldungsbereitschaft und Gegenwartsorientierung. Man lebte mit und in Großfamilien und fühlte sich Konventionen verpflichtet, heute zählt Individualität. Bildung war früher Privileg, heute ist es Selbstverständlichkeit.

Im Unternehmen sind massive Änderungen auf der Verhaltens-, Prozess- und Produktebene die Folge. Zählten früher Hard Facts, Richtlinien und Anweisungen, Kontrolle, Statussymbole und der Mitarbeiter als Kostenfaktor, sind es heute Soft Facts, Sozialkompetenz und Eigenverantwortung, Vertrauen, Teamfähigkeit und der Mitarbeiter als Teil des Human Capitals. Auf der Prozessebene beherrschte der Taylorismus mit Funktionsorientierung, Aufgabenbündelung, Hierarchie und starren Prozessen die Arbeitswelt. Heute sind kundenorientierte Prozesse, ganzheitliche Prozessketten, die „Lernende Organisation“, Projektteams und -gruppen und hohe Dynamik die Voraussetzungen für Erfolg.

Büro ist das Abbild von Organisation auf Flächen.

Büro – und damit das gesamte organisatorische Umfeld – muss heute rasch auf Veränderungen reagieren können und optimale Rahmenbedingungen ermöglichen. Flexibilität der Ausbausysteme und Individualisierbarkeit bei der Ausgestaltung sollen rasch zum richtigen Arbeitsumfeld verhelfen. Die beste Büroform ist weder das Einzel-, Zellen-, Gruppen- Kombi- oder Großraumbüro noch der Office Club und das nonterritoriale Büro, sondern eine Mischung aus Rahmenbedingungen, die alle diese Büroformen zulassen, und Systemen, die Veränderungen rasch und ohne Beeinträchtigung des Betriebes zu günstigen Kosten gewährleisten.

Aber wie kommt man nun am besten zu neuen Büroflächen?

Grundsätzlich sollte man sich diese Frage einmal im Jahr stellen, denn wie vorher beschrieben ist Büro das Abbild von Organisation auf Fläche und Organisationen verändern sich laufend.

Es gilt zu überprüfen, ob die tatsächlich angemieteten Flächen mit dem Flächenbedarf übereinstimmen, ob man dem Bedarf an Kommunikationsräumen und -einrichtungen noch gerecht wird, die Immobilie das gewünschte Unternehmensimage unterstützt und ob die Raumstrukturen noch den organisatorischen Gegebenheiten entsprechen.

Mit den richtigen Tools ist diese Arbeit schnell gemacht. Aus vielen Projekten und von vielen unserer Klienten wissen wir, dass sich sehr viele Mieter nicht im geringsten darüber bewusst sind, dass Sie mit weit weniger Fläche auskommen würden und dass neue Büroflächen interne Prozesse weit besser abbilden würden.

Schon mehrfach haben wir Flächenreduktionen von 20 % bis 40 % als Einsparungspotential feststellen können und dies keinesfalls, weil die Mitarbeiter dann in Legebatterien sitzen, sondern bei gesteigerter Qualität des Arbeitsumfeldes.

Für den jährlichen Office Check haben wir mit FaciSelect eine Software entwickelt, mit der in einem ca. einstündigen Workshop der aktuelle Flächenbedarf ermittelt werden kann und ein Vergleich der Immobilien-Ist-Situation mit dem Angebot und der Marktlage gemacht werden kann.

Ein Service, das schon viele unserer Kunden mehrfach in Anspruch genommen haben und das für kostenbewusste Finanzmanager zum unentbehrlichen strategischen Instrument geworden ist.

Erst mit dieser Grundlage kann die Frage aufgeworfen werden: „Müssen wir unseren Standort überhaupt verändern?”

„Wenn ja, welche Kosteneinsparungen sind realisierbar, welche qualitativen Vorteile erwarten wir uns und mit welchem Amortisationszeitraum müssen wir rechnen.”

Eines ist sicher, würden sich nicht nur internationale Konzerne diese Frage stellen, wäre das Immobilienangebot in Wien viel zu klein.

Nur Mut zur Veränderung, ein neuer Standort ist eine große Chance. Unternehmen werden mobil, weil sich Organisationen immer schneller verändern.

„Heute schon tun, woran andere erst morgen denken, denn nur beständig ist der Wandel“ (Heraklit 480 v. Chr.) – ein Zitat, das heute mehr Aktualität hat denn je.