Rund um die Gewerbeimmobilie (05/2005, München)

Moderne Bürokonzepte ...

Flexible Office bei Fujitsu Siemens Computers

Seit Oktober 2004 kann sich das Flexible Office von Fujitsu Siemens Computers zu Deutschlands besten Büros zählen. Im Rahmen des Best Office Wettbewerbs kam das neue Bürokonzept des IT-Herstellers, so wie es im neuen Headquarters in München umgesetzt wurde, auf Platz zwei in der Kategorie Großunternehmen. Der Wettbewerb wurde erstmalig von der WirtschaftsWoche, der Internationalen Fachmesse Orgatec und dem Institut für Arbeitsforschung und Organisationsberatung veranstaltet. Ausgezeichnet wurden Unternehmen, deren Büros „auf den Workflow des Unternehmens zugeschnitten sind und die die Produktivität, Kreativität und Flexibiliät der Mitarbeiter nachweislich unterstützen, das Wohlbefinden der Mitarbeiter erhöhen und Leben und Arbeiten für sie besser miteinander vereinbar machen.“

Arbeiten, wo es am sinnvollsten ist

In Zusammenarbeit mit dem QUICKBORNER TEAM aus Hamburg hatte Fujitsu Siemens Computers 2002 das Konzept des Flexible Office erarbeitet. Dem Unternehmen ging es neben einer deutlichen Senkung der Flächenkosten vor allem um die Realisierung eines auch hinsichtlich organisatorischer Veränderungen sehr flexiblen Konzeptes, das standortübergreifend umgesetzt werden sollte. Mobiles Arbeiten, eine abteilungs- und funktionsübergreifende Projektarbeit sowie eine schnelle und direkte Kommunikation sollten gefördert werden. Für eine größere Flexibilität in der Flächennutzung wurde Desksharing eingeführt. „Ein permanentes Arbeiten an einem fest zugeordneten Schreibtisch passte nicht länger zu den hohen Flexibilitätserwartungen an ein Unternehmen unserer Branche“, erläutert Hans-Dieter Wysuwa, Ge-schäftsführer Deutschland bei Fujitsu Siemens Computers. „Ziel war es, unsere Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, ihre Arbeit dort zu verrichten, wo es jeweils am sinnvollsten ist: im Büro, beim Kunden oder Zuhause. Gleichzeitig geht es uns darum, das Büro als wirklich attraktives Arbeitsumfeld zu gestalten, das in hohem Maße unterschiedliche Arbeitsanforderungen berücksichtigt und damit die Motivation der Mitarbeiter fördert.“ Desksharing ist in zunehmendem Maße Bestandteil moderner Office-Lösungen. Je höher der non-territoriale Anteil an einem Konzept, desto größer ist die Flexibilität hinsichtlich der Flächennutzung. Zu Beginn wurde Desksharing vor allem in Unternehmensbereichen mit hoher Abwesenheitsquote umgesetzt, wie z.B. im Vertrieb oder im Service. Vorreiter waren besonders Unternehmen aus der IT-Branche, wie z.B. Siemens oder Hewlett Packard. Auch die Beraterbranche lotete schnell ihre Potenziale aus. Bei PriceWaterhouseCoopers, heute IBM Consulting, teilen sich an einigen Standorten bis zu zehn Berater einen Arbeitsplatz. Ganz dem Hoteling Prinzip verschrieben ist die Firmenzentrale von Arthur Anderson in Paris. Hier können sich die Berater über eine Buchungssoftware ihren Arbeitsplatz oder einen Besprechungsraum im Vorwege reservieren.

Doch zunehmend entdecken auch andere Branchen die Möglichkeiten der Nonterritorialität. Das niederländische Versicherungsunternehmen Interpolis konzipierte seine neue Firmenzentrale ohne einen einzigen festen Arbeitsplatz. Dafür bekamen die Mitarbeiter eine durchdesignte Arbeitsumgebung, die von Konzentration bis Kommunikation ein breites Spektrum mobilen Arbeitens bietet. Bis heute ist die Zentrale des Versicherers in Tilburg ein Mekka für alle, die Einblick in die Arbeitswelt von morgen gewinnen wollen.

In der Pharmabranche setzt die B. Braun Melsungen AG mit ihrem nonterritorialen Bürokonzept 2010 neue Maßstäbe. Neben BMW wartet in der Automobilbranche die Brose Fahrzeugteile GmbH mit dem Konzept „Neue Brose Arbeitswelt“ auf. Das Bankengewerbe ist u.a. mit dem smart office der Deutschen Bank vertreten. Verhalten zeigt sich hingegen die öffentliche Hand. Hier wird zwar vielfach Telearbeit gefördert, doch findet dies dann zumeist keinen Niederschlag in der Ausrichtung des Bürokonzeptes.

Desksharing als fester Bestandteil des Konzeptes

Bei Fujitsu Siemens Computers ist das Desksharing fester Bestandteil des Flexible Office Konzeptes und wurde mit nur wenigen Ausnahmen in allen Unternehmensbereichen umgesetzt, wie z.B. in den Abteilungen Controlling und Marketing. 85% der Mitarbeiter sitzen im Headquarters in München in offenen Raumstrukturen, im open space, der Vorstand einge-schlossen. Für 766 Mitarbeiter reichen 666 Arbeitsplätze aus. Angeordnet sind die Sharing-Arbeitsplätze um die so genannten Homebases, Zonen mit festen Arbeitsplätzen. Diese An-ordnung soll vor allem zwei Dinge bewirken: Die Mitarbeiter auf den Sharing-Plätzen haben einen zentralen Anlaufpunkt und können sich besser mit ihrer Umgebung identifizieren. Die sich überlappenden Desksharing-Zonen fungieren als Überlaufflächen für den jeweiligen Nachbarbereich. Gleichzeitig ermöglichen sie die Bildung flexibler Teams zwischen stationären Mitarbeitern und Desksharern und dienen als Flächen für temporäre Projektarbeit. Diese Arbeitsplatzflächen werden durch weitere Angebote ergänzt. So genannte Think Tanks ermöglichen konzentriertes Arbeiten und lassen sich gleichzeitig für Minibesprechungen nutzen. Dezentral angeordnete Hot Desks mit LAN- und Internet-Anschluss sind Anlaufstellen für Mitarbeiter, die sich nur kurz im Büro aufhalten. Sie können auch von Gästen des Unternehmens genutzt werden. Die Meeting Points spielen im Gesamtkonzept als Orte informeller Kommunikation eine ganz zentrale Rolle. Ihre Lage ist deswegen bewusst an den Haupterschließungspunkten des Gebäudes gewählt, auf dem Weg zu den Arbeitsplätzen.

Modernste Technik

Die technischen Anforderungen an ein nonterritoriales Bürokonzept sind bei Fujitsu Siemens Computers mit mo-dernster Technologie gelöst. Neben der klassischen Verkabelung ist auch Wireless LAN (WLAN), die drahtlose Datenübertragung, in München flächendeckend installiert. Die Mitarbeiter können so von jedem Platz im Haus kabellos im firmeneigenen Intranet arbeiten. Aktuell wird für Besucher und Gäste im Konferenzbereich an einer Public WLAN-Lösung gearbeitet, damit diese über einen kabellosen Zugriff via Internet (Virtual Private Network) auf ihr eigenes Datennetz zugreifen können. Jeder Mitarbeiter von Fujitsu Siemens Computers hat mit Hilfe einer bestehenden Remote LAN Access Lösung die Möglichkeit, sich von Zuhause oder jedem Punkt der Erde aus sicher in das Firmennetzwerk einzuloggen. Das Unternehmen setzt auf diese Weise eigene Produkte und Lösungen in zeitgemäßen Arbeits- und Bürokonzepten ein. Über ein Buchungssystem können Arbeitsplätze, Think Tanks oder Konferenzräume im Voraus reserviert werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der für die anstehende Arbeit benötigte Arbeitsplatz tatsächlich auch verfügbar ist.

Wichtig für den Erfolg eines neuen Bürokonzeptes sind eine fachkundige Beratung und Moderation während der Planungs- und Umsetzungsphase sowie die direkte Einbeziehung der Mitarbeiter. Dass es eine Wechselbeziehung zwischen Wohlbefinden und Produktivität des arbeitenden Menschen gibt, ist unbestritten. Eine Vielzahl von Kriterien nehmen darauf Einfluss. Als harte Faktoren lassen sich hier Gebäude- und Raumausstattung, Ergonomie und Technik nennen, als weiche Faktoren Organisation, Informations- und Wissensmanagement sowie Unternehmenskultur. Sämtliche Faktoren gilt es in einem modernen Bürokonzept vor dem Hintergrund der speziellen Anforderungen des Unternehmens zu berücksichtigen.

Durch die Zusammenlegung von drei Standorten im neuen Headquarters und die Einführung des Flexible Office Konzeptes spart Fujitsu Siemens Computers am Standort München erhebliche Kosten ein. Soweit zu den harten Fakten. Doch lässt sich der Mehrwert des Flexible Office Konzeptes nicht allein über Flächen- und Geldersparnis ausweisen. Eine verbesserte Kommunikation und eine die Arbeitsprozesse und die Mobilität unterstützende Bürolandschaft helfen dem Unternehmen, schnell auf die Erfordernisse des Marktes zu reagieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.
Zweimal im Jahr findet bei Fujitsu Siemens Computers eine Mitarbeiterbefragung statt, aus der auch die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter hervorgeht. Danach stuften im Juni 2004 60% der Mitarbeiter ihre Motivation als gut bis sehr gut ein. Vertraut man dem Ergebnis der Gallup-Studie, die 2002 erbrachte, dass nur 15% der Beschäftigten in Deutschland ihre Arbeit engagiert betreiben, während 85% keine echte Verpflichtung der Arbeit gegenüber empfinden, ist das ein überzeugendes Ergebnis.


Facts:
Info: QUICKBORNER TEAM Gesellschaft für Planung und Organisation mbH
Helko Kraft
Mittelweg 119
20148 Hamburg
Tel.: 49 (0) 40/41 44 41
Fax: 49 (0) 40/41 44 44 10
Email: info@quickborner-team.de
Web: www.quickborner-team.de
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