Büroplanung, GNESDA OFFICE CONSULT
WIE PLANT MAN EIN LEISTUNGSSTARKES BÜRO?
Standort, Größe, Ausstattung, Preis und Anforderung alles muss gut durchdacht sein
Eine komplexe Aufgabenstellung, eine Vielzahl an Fragen und noch viel mehr Optionen, die sich dem Bürosuchenden stellen. Als OFFICE CONSULTANT werden wir immer häufiger in den Auswahlprozess neuer Büro-Immobilien involviert.
Auf der einen Seite stehen Büro-Nutzer, die sich in einer Engpass-Situation befinden: "Das Büro wird uns viel zu klein. Wohin setzen wir neue Mitarbeiter? Der Bedarf an Kommunikation nimmt massiv zu, und wir haben nicht die geeigneten Räume. Mit einem neuen Raumkonzept könnten, wir bei besserer Qualität, Fläche einsparen. Wie viel m2 brauchen wir wirklich? Wie wird sich unser Unternehmen entwickeln und was bedeutet das für unser Flächenkonzept? Wie stelle ich mich der Frage neuer Arbeitsformen wie Desk-Sharing und Teleworking. Wie bekomme ich Sicherheit bei meiner Standortentscheidung?³ Das sind nur einige Fragen, die den Nutzer plagen.
Die Organisationsanalyse
Wie stellt man sich nun dieser komplexen Aufgaben- stellung? Die Erfahrung einer Reihe erfolgreich abgeschlossener Projekt hat gezeigt, dass am Beginn eine detaillierte Organisationsanalyse des Unternehmens steht. Anhand von Checklisten und mit Software-Tools wird der Bedarf der Mitarbeiter in Workshops ermittelt. Flächenbedarf, eingesetzte Arbeitsmittel und das organisatorische Zusammenwirken sind die drei Hauptgruppen.
Ein Schwerpunkt liegt bei den Kommunikationsanforderungen, der richtigen Anzahl und Größe an Kommunikationsräumen, Einrichtungen für spontane Kommunikation und Regeneration wie Coffee-Corner, Cafeterias und Bistros. Gruppen und Teams, die eng zusammenarbeiten, sollten natürlich auch in unmittelbarer Nähe untergebracht werden. Kenntnisse über das Bestandsobjekt sind ebenfalls unerlässlich, um sich ein Bild der Unternehmenskultur und des CIs zu machen.
Das Anforderungsprofil
Ein umfassendes Anforderungsprofil streckt sich von den Ist-Daten über Soll-Werte bis zu Projektionszahlen in die
Zukunft. Die größte Herausforderung liegt sicherlich in der Abschätzung zukünftiger Wachstumspotentiale und Synergien. Bevor der exakte Raum- und Flächenbedarf festgestellt wird, sind aus dem organisatorischen Zusammenwirken und den Kommunikationsanforderungen Raum- und Büroform zu bestimmen. Es macht einen großen Unterschied, ob Einzelräume, Mehrpersonenbüros (2 4 Arbeitsplätze), Gruppenräume oder Großraumbüros (mit mehr als 500 m2) die Grundlage für das Raumkonzept sind. Heute ist eine ganz starke Tendenz zu effizienten Gruppenräumen mit vier bis zehn Arbeitsplätzen in entsprechender akustischer Ausstattung erkennbar. Zudem sind Gruppenräume sehr flächeneffizient und natürlich flexibel für möglicherweise anstehenden Veränderungen in der Zukunft.
Das Objektangebot
Mit einem umfassenden Anforderungsprofil kann der Nutzer oder Büromakler auf die Suche nach einer geeigneten Immobilie gehen. Das Angebot ist überwältigend, allein in Wien sind derzeit weit über eine Million m2 Bürofläche in Projektierung, Planung, Bau oder schon fertig gestellt und frei zur Vermietung.
Die Angebote werden auf das Anforderungsprofil geprüft und selektiert, entsprechende Objekte werden besichtigt. Entscheidend und unerlässlich ist es, bei der engeren Auswahl eine Umsetzung des Raumprogrammes zu prüfen. Immobilien sind verschieden, und die oben erwähnten Raum- und Büroformen lassen sich ganz unterschiedlich effizient umsetzen.
Die Raumprogramm-Überprüfung
Unsere Erfahrung hat gezeigt: Ein und dasselbe Raumprogramm auf mehrere Bürooptionen hin geprüft, und Sie werden starke Flächenabweichungen und damit Mietflächendifferenzen zum Resultat bekommen. Werte von bis zu 2% sind nicht aus der Luft gegriffen. Ein Unterschied bei der Mietfläche von mehr oder weniger 2%, hier liegt das eigentliche Geheimnis der Kosten, denn Flächen müssen gemietet, ausgestattet und bewirtschaftet werden. Überlegen Sie doch einmal, was eine "nur 1%ige Flächeneinsparung bei Ihren Bestandsflächen³ an Kosteneinsparung über einen Zeitraum von beispielsweise fünf Jahren bringen könnte.
Die Vertragsverhandlungen
Und eigentlich erst jetzt kann sich ein potentieller Büro-Nutzer für eine Immobilienoption entscheiden. Als nächste Hürde stehen die Vertragsverhandlungen mit dem Vermieter an. Neben zivilrechtlichen Aspekten geht es hier vor allem darum, zu klären welche Investitionen vom Vermieter und welche vom Mieter zu tätigen sind, in welchem Zeitraum und natürlich zu welchen Kosten. Nicht zu vergessen sind Vereinbarungen, wie mit mieterspezifischen Investitionen nach Ende des Mietverhältnisses umzugehen ist. Rückbaumaßnahmen können unglaubliche Kosten verursachen.
Büro ist nichts anderes als das Abbild von Organisation auf Fläche
Nach Vertragsabschluss geht es an die Detailarbeit. Nun wird ein Projektteam aufgestellt. Projektvorgaben, -ziele, -termine und -abschnitte werden gemeinsam definiert. Es gilt, die Anforderungen des Mieters in allen Details umzusetzen. Für GNESDA OFFICE CONSULT steht der Grundsatz: "Büro ist nichts anderes als das Abbild von Organisation auf Fläche³. Und darin liegt die Herausforderung. Mit Büro schaffen wir das Umfeld und die Infrastruktur zur Entfaltung unserer Mitarbeiter. Die Personalkosten in Verwaltungsbereichen liegen bei ca. 80% der Gesamtkosten, der Anteil an Raum-, Flächen- und Investitionskosten liegt bei ca. 20%. Das bedeutet, dass wir mit 20% des Kapitaleinsatzes die Rahmenbedingungen für die Entfaltung von 80% des Kapitaleinsatzes schaffen. Und darin liegt der große Hebel. Unterschiedliche Studien kommen zu dem erstaunlichen Schluss, dass der Anteil unproduktiver Zeiten im Büro bei ca. 30 bis 40% der Arbeitszeit liegt. An dieser Schraube müssen wir drehen, hier gilt es Potentiale zu entfalten.
Effektives Projekt- und Umzugsmanagement sorgt für störungsfreie Abläufe
Um die Übersiedlung termingerecht abzuwickeln, sind professionelles Projekt- und Umzugsmanagement erforderlich. Sperrtage müssen hierbei vermieden werden, denn der Betrieb darf so wenig wie möglich gestört werden. Eine Standortveränderung dient vielmehr dazu, neue Motivation zu säen, Prozesse zu unterstützen und die Effizienz zu steigern.
Der GNESDA OFFICE CHECK
Ein Umdenkprozess hat bereits eingesetzt. Das starke Immobilienangebot führt viele Unternehmen dazu, ihre Bürosituation zu überdenken. Noch nie gab es so viele maßgeschneiderte Büroflächen mit hohem Ausstattungs-standard und zu so unglaublich konkurrenzfähigen Preisen. Ein Umstand, der uns dazu bewegt hat, mit unserer Software OFFICE CHECK unseren Klienten als kostenlosem Einstieg ein grobes Flächenbedarfsprofil zur Verfügung zu stellen. Die Ist-Situation Bürofläche wird mit den Soll-Werten zu marktüblichen Preisen verglichen. So mancher hat hier schon eine große Überraschung erlebt.
Ein Schlusswort
Die Zukunft hat viele Namen: "Für Schwache ist sie das Unerreichbare, für die Furchtsamen das Unbekannte, für die Mutigen die Chance.³ (Victor Hugo).
Andreas Gnesda
Geschäftsführender Gesellschafter von GNESDA OFFICE CONSULT
Büroplanung, Beratung und Projektmanagement für Nutzer und Investoren
Lektor an der Fachhochschule für FM in Kufstein
1160 Wien, Wilhelminenstraße 11
gnesda@gnesda.com
Standort, Größe, Ausstattung, Preis und Anforderung alles muss gut durchdacht sein
Eine komplexe Aufgabenstellung, eine Vielzahl an Fragen und noch viel mehr Optionen, die sich dem Bürosuchenden stellen. Als OFFICE CONSULTANT werden wir immer häufiger in den Auswahlprozess neuer Büro-Immobilien involviert.
Auf der einen Seite stehen Büro-Nutzer, die sich in einer Engpass-Situation befinden: "Das Büro wird uns viel zu klein. Wohin setzen wir neue Mitarbeiter? Der Bedarf an Kommunikation nimmt massiv zu, und wir haben nicht die geeigneten Räume. Mit einem neuen Raumkonzept könnten, wir bei besserer Qualität, Fläche einsparen. Wie viel m2 brauchen wir wirklich? Wie wird sich unser Unternehmen entwickeln und was bedeutet das für unser Flächenkonzept? Wie stelle ich mich der Frage neuer Arbeitsformen wie Desk-Sharing und Teleworking. Wie bekomme ich Sicherheit bei meiner Standortentscheidung?³ Das sind nur einige Fragen, die den Nutzer plagen.
Die Organisationsanalyse
Wie stellt man sich nun dieser komplexen Aufgaben- stellung? Die Erfahrung einer Reihe erfolgreich abgeschlossener Projekt hat gezeigt, dass am Beginn eine detaillierte Organisationsanalyse des Unternehmens steht. Anhand von Checklisten und mit Software-Tools wird der Bedarf der Mitarbeiter in Workshops ermittelt. Flächenbedarf, eingesetzte Arbeitsmittel und das organisatorische Zusammenwirken sind die drei Hauptgruppen.
Ein Schwerpunkt liegt bei den Kommunikationsanforderungen, der richtigen Anzahl und Größe an Kommunikationsräumen, Einrichtungen für spontane Kommunikation und Regeneration wie Coffee-Corner, Cafeterias und Bistros. Gruppen und Teams, die eng zusammenarbeiten, sollten natürlich auch in unmittelbarer Nähe untergebracht werden. Kenntnisse über das Bestandsobjekt sind ebenfalls unerlässlich, um sich ein Bild der Unternehmenskultur und des CIs zu machen.
Das Anforderungsprofil
Ein umfassendes Anforderungsprofil streckt sich von den Ist-Daten über Soll-Werte bis zu Projektionszahlen in die
Zukunft. Die größte Herausforderung liegt sicherlich in der Abschätzung zukünftiger Wachstumspotentiale und Synergien. Bevor der exakte Raum- und Flächenbedarf festgestellt wird, sind aus dem organisatorischen Zusammenwirken und den Kommunikationsanforderungen Raum- und Büroform zu bestimmen. Es macht einen großen Unterschied, ob Einzelräume, Mehrpersonenbüros (2 4 Arbeitsplätze), Gruppenräume oder Großraumbüros (mit mehr als 500 m2) die Grundlage für das Raumkonzept sind. Heute ist eine ganz starke Tendenz zu effizienten Gruppenräumen mit vier bis zehn Arbeitsplätzen in entsprechender akustischer Ausstattung erkennbar. Zudem sind Gruppenräume sehr flächeneffizient und natürlich flexibel für möglicherweise anstehenden Veränderungen in der Zukunft.
Das Objektangebot
Mit einem umfassenden Anforderungsprofil kann der Nutzer oder Büromakler auf die Suche nach einer geeigneten Immobilie gehen. Das Angebot ist überwältigend, allein in Wien sind derzeit weit über eine Million m2 Bürofläche in Projektierung, Planung, Bau oder schon fertig gestellt und frei zur Vermietung.
Die Angebote werden auf das Anforderungsprofil geprüft und selektiert, entsprechende Objekte werden besichtigt. Entscheidend und unerlässlich ist es, bei der engeren Auswahl eine Umsetzung des Raumprogrammes zu prüfen. Immobilien sind verschieden, und die oben erwähnten Raum- und Büroformen lassen sich ganz unterschiedlich effizient umsetzen.
Die Raumprogramm-Überprüfung
Unsere Erfahrung hat gezeigt: Ein und dasselbe Raumprogramm auf mehrere Bürooptionen hin geprüft, und Sie werden starke Flächenabweichungen und damit Mietflächendifferenzen zum Resultat bekommen. Werte von bis zu 2% sind nicht aus der Luft gegriffen. Ein Unterschied bei der Mietfläche von mehr oder weniger 2%, hier liegt das eigentliche Geheimnis der Kosten, denn Flächen müssen gemietet, ausgestattet und bewirtschaftet werden. Überlegen Sie doch einmal, was eine "nur 1%ige Flächeneinsparung bei Ihren Bestandsflächen³ an Kosteneinsparung über einen Zeitraum von beispielsweise fünf Jahren bringen könnte.
Die Vertragsverhandlungen
Und eigentlich erst jetzt kann sich ein potentieller Büro-Nutzer für eine Immobilienoption entscheiden. Als nächste Hürde stehen die Vertragsverhandlungen mit dem Vermieter an. Neben zivilrechtlichen Aspekten geht es hier vor allem darum, zu klären welche Investitionen vom Vermieter und welche vom Mieter zu tätigen sind, in welchem Zeitraum und natürlich zu welchen Kosten. Nicht zu vergessen sind Vereinbarungen, wie mit mieterspezifischen Investitionen nach Ende des Mietverhältnisses umzugehen ist. Rückbaumaßnahmen können unglaubliche Kosten verursachen.
Büro ist nichts anderes als das Abbild von Organisation auf Fläche
Nach Vertragsabschluss geht es an die Detailarbeit. Nun wird ein Projektteam aufgestellt. Projektvorgaben, -ziele, -termine und -abschnitte werden gemeinsam definiert. Es gilt, die Anforderungen des Mieters in allen Details umzusetzen. Für GNESDA OFFICE CONSULT steht der Grundsatz: "Büro ist nichts anderes als das Abbild von Organisation auf Fläche³. Und darin liegt die Herausforderung. Mit Büro schaffen wir das Umfeld und die Infrastruktur zur Entfaltung unserer Mitarbeiter. Die Personalkosten in Verwaltungsbereichen liegen bei ca. 80% der Gesamtkosten, der Anteil an Raum-, Flächen- und Investitionskosten liegt bei ca. 20%. Das bedeutet, dass wir mit 20% des Kapitaleinsatzes die Rahmenbedingungen für die Entfaltung von 80% des Kapitaleinsatzes schaffen. Und darin liegt der große Hebel. Unterschiedliche Studien kommen zu dem erstaunlichen Schluss, dass der Anteil unproduktiver Zeiten im Büro bei ca. 30 bis 40% der Arbeitszeit liegt. An dieser Schraube müssen wir drehen, hier gilt es Potentiale zu entfalten.
Effektives Projekt- und Umzugsmanagement sorgt für störungsfreie Abläufe
Um die Übersiedlung termingerecht abzuwickeln, sind professionelles Projekt- und Umzugsmanagement erforderlich. Sperrtage müssen hierbei vermieden werden, denn der Betrieb darf so wenig wie möglich gestört werden. Eine Standortveränderung dient vielmehr dazu, neue Motivation zu säen, Prozesse zu unterstützen und die Effizienz zu steigern.
Der GNESDA OFFICE CHECK
Ein Umdenkprozess hat bereits eingesetzt. Das starke Immobilienangebot führt viele Unternehmen dazu, ihre Bürosituation zu überdenken. Noch nie gab es so viele maßgeschneiderte Büroflächen mit hohem Ausstattungs-standard und zu so unglaublich konkurrenzfähigen Preisen. Ein Umstand, der uns dazu bewegt hat, mit unserer Software OFFICE CHECK unseren Klienten als kostenlosem Einstieg ein grobes Flächenbedarfsprofil zur Verfügung zu stellen. Die Ist-Situation Bürofläche wird mit den Soll-Werten zu marktüblichen Preisen verglichen. So mancher hat hier schon eine große Überraschung erlebt.
Ein Schlusswort
Die Zukunft hat viele Namen: "Für Schwache ist sie das Unerreichbare, für die Furchtsamen das Unbekannte, für die Mutigen die Chance.³ (Victor Hugo).
Andreas Gnesda
Geschäftsführender Gesellschafter von GNESDA OFFICE CONSULT
Büroplanung, Beratung und Projektmanagement für Nutzer und Investoren
Lektor an der Fachhochschule für FM in Kufstein
1160 Wien, Wilhelminenstraße 11
gnesda@gnesda.com
