Rund um die Gewerbeimmobilie (10/2006, National)

Bauer + Kusterer berät, plant und koordiniert

Wenn ein Standortwechsel ansteht, gibt es viele offene Fragen und zwangsläufig auch Probleme, für die eine Lösung gefunden werden muss. Ein wesentliches Thema ist dabei die Wahl der richtigen Spedition für einen Umzug nach Maß. Schließlich soll der Umzug sicher und kostengünstig vonstatten gehen und im Idealfall zügig, um die Betriebsunterbrechung so kurz wie möglich zu halten. Da gilt es, sich einen kompetenten Spediteur als Partner an die Seite zu holen, mit dem der gesamte Ablauf schon im Vorfeld besprochen werden kann und der die strategische Planung übernimmt.

Das Unternehmen bauer + kusterer, Gesellschafter der UTS Unigroup, hat sich als Spezialdienstleister für Logistik, Möbel- und Schwertransporte ein gutes Image erworben. Bereits 1930 gegründet, befindet sich die Münchner Firma nach wie vor im Familienbesitz.

„Die Philosophie des Hauses ist es, Umzüge besser zu machen als andere. Dieser Leitsatz steht ganz obenan in unserem Firmenverständnis, und daran orientieren wir uns seit mehr als 75 Jahren. Für uns steht die Qualität im Fokus.“, erklärt Geschäftsführer Max Kusterer. Dank geschulter Mitarbeiter, ausgewählter Kooperativpartner und maßgeschneiderter Umzugstechnik kann ein gleich bleibendes Niveau von Logistik- und Serviceleistungen garantiert werden. Die Spedition bietet Lösungen bei allen Fragen rund um den Firmenumzug – gleich, ob innerhalb Münchens, überregional oder international.
Durch den ständigen Dialog mit den Kunden – vor, während und nach dem Umzug – kann bei unvorhersehbaren Problemen rechtzeitig in die Prozesse eingegriffen werden, es lassen sich kurze Umzugszeiten planen und auch realisieren. Dies dient nicht zuletzt dazu, Servicequalität, Preisstabilität und Kundenzufriedenheit zu sichern.

Vor allen Planungen steht die Inventaraufnahme. Hier ist es wichtig, alles aufzunehmen, was – angefangen von den Akten über das Mobiliar bis hin zum Maschinenpark – umgesiedelt werden soll. Aufgrund des ermittelten Volumens wird dann in Zusammenarbeit mit dem Kunden ein Umzugskonzept mit einem konkreten Zeitplan erarbeitet. Unter Berücksichtigung der vorgegebenen Parameter und der örtlichen Gegebenheiten muss entschieden werden, ob der Umzug innerhalb der normalen Betriebsarbeitszeit durchgeführt werden soll, über Nacht oder am Wochenende.

Sinnvoll ist es, bereits in einer frühen Phase die für den Umzug Verantwortlichen festzulegen und in die Planungen mit einzubeziehen. Dabei empfiehlt es sich, die Umzugskoordinatoren mit großen Kompetenzen auszustatten. Innerbetrieblich müssen vor dem eigentlichen Umzug je nach Betriebsgröße Planungsgespräche mit der Geschäftsleitung, den Abteilungsleitern, den Umzugskoordinatoren und dem Umzugsunternehmen stattfinden.

Unabdingbar ist neben dem Zeitplan ein detaillierter Ablauf-plan, damit der Standortwechsel fließend erfolgen kann. Örtliche Gegebenheiten müssen besichtigt, besprochen und geklärt werden, wie etwa:

• Welche Ein- und Ausgänge sind geeignet?
• Sind Fahrstühle vorhanden und stehen diese exklusiv zur Verfügung oder ist die übliche Benutzung durch andere Mieter zu berücksichtigen? In diesem Fall ist es ratsam, einen Fahrstuhlführer einzusetzen.
• Gibt es Fenster, die sich für den Einsatz von Möbelaufzügen öffnen lassen. Sind diese Fensteröffnungen groß genug?
• Die Verkehrswege sind zu bestimmen, ebenso eine Alternativstrecke für Störfälle.
• Ein Umzugsleitsystem ist zu erstellen.
• Sind genügend Parkmöglichkeiten für die Möbel-Lkw vorhanden, oder müssen Haltezonen beantragt und eingerichtet werden?
• Sollten für Nacharbeiten weitere Personalressourcen mit eingeplant werden?

Festzulegen ist auch, welche Arbeiten durch eigene Mitarbeiter erledigt werden können und welche der Möbelspediteur übernimmt. Insbesondere muss bestimmt werden, wer was wann und wie einpackt.

In der Praxis ist es meist so, dass jeder Mitarbeiter „seine“ Akten etc. selbst in Kartons verstaut, dabei jedoch von den Umzugspackern unterstützt wird. Wenn es die Örtlichkeiten (schwellenfreie Ebenen) zulassen, können handliche Bürounterlagen und Materialien in rollbare Aktenwagen geladen werden. Vorausgesetzt, es gibt durchgehend benutzbare Aufzüge und es stehen Laderampen zur Verfügung – denn die beladenen Aktenwagen sind zu schwer, um über Stufen hinweg gehoben zu werden. Die klaren Vorteile liegen hier in kürzeren Ein- und Auspackzeiten und somit kürzestmöglicher Zugriffsunterbrechung. Wie bei allen anderen Umzugsgütern gilt auch hier: Die Aktenwagen müssen zielorientiert und eindeutig beschriftet werden. Hierbei ist es hilfreich, farblich unterschiedliche Etiketten einzusetzen, um Irrläufer möglichst zu vermeiden.

EDV- und sonstige Kleingeräte werden grundsätzlich von den Möbelpackern parallel zu den Umzugsarbeiten in EDV-Rollcontainer geladen und transportiert. Ganz wichtig: Tastatur, Kabel und Maus jeder EDV-Einheit gehören – von den Mitarbeitern bzw. den Umzugsleuten entkabelt, etikettiert – in den individuellen Rollcontainer, um Verwechslungen mit dem Zubehör anderer Geräte auszuschließen.

Abhängig vom Transportvolumen und der vorgegebenen Umzugsdauer kann es ratsam sein, den Umzug auf mehreren Umzugsschienen durchzuführen. Das bedeutet, pro Umzugsschiene ist jeweils an der Be- und Entladestelle ein Umzugsteam zugeordnet, das aus Packern, Monteuren und Möbelträgern besteht. Sämtliche Umzugsaktivitäten werden vor Ort von Koordinatoren gesteuert und überwacht. So ist sichergestellt, dass bei Abweichungen vom Zeitplan sofort reagiert werden kann. Die Monteure von bauer + kusterer übernehmen an der Be- und Entladestelle die notwendigen Demontage- und Montagearbeiten von Schreibtischen, Schränken und Regalen parallel zu den sonstigen Umzugsaktivitäten. Auch für die Auspackarbeiten, die durch die firmeneigenen Mitarbeiter erfolgen, sollte der Auftraggeber einen zeitlichen Rahmen setzen, so dass er zu einem geplanten Termin davon ausgehen kann, dass alle Umzugsarbeiten überstanden sind und das Unternehmen zu dem frühest möglichen Zeitpunkt wieder voll funktionsfähig ist.

Tipp für die Auftraggeber: Ein Firmenumzug kann für einige Mitarbeiter mit Nachteilen verbunden sein. Es kommt auf die besonderen Umstände an, ob sich jeder mit einem Standortwechsel identifizieren kann. Hilfreich ist es daher, die Mitarbeiter rechtzeitig zu informieren und am Projekt teilnehmen zu lassen, wie z. B. durch die Besichtigung des neuen Arbeitsplatzes schon lange vor dem Umzug, durch die Mitwirkung beim Möblierungsplan sowie Gespräche über eventuelle längere Anfahrtswege und die zukünftige Parkplatzsituation.

Eine schöne Idee ist es, den Mitarbeitern am ersten Tag im neuen Büro als Überraschung ein kleines Willkommensgeschenk auf den Schreibtisch zu legen. Keine Frage, auf diese nette Geste hin wird sich das gesamte Team hoch motiviert in die Arbeit stürzen.