14.07.2022 Diese Fehler sollten Hausverwaltungen unbedingt vermeiden
Eigentlich soll die Digitalisierung dem Verwalter helfen, die anfallende Arbeit besser zu bewältigen. Wegen der Vielzahl an Tätigkeiten und fehlendem Fachpersonal haben Hausverwaltungen aber oftmals nicht genügend Zeit, sich mit Digitalisierungsthemen zu beschäftigen. Wenn doch, sind vielfach die Prozesse nicht mit aktuellen Softwarelösungen verknüpft. Oder Verwaltungen legen sich jedwede Software zu, um den Digitalisierungszug nicht zu verpassen. „Dies führt dazu, dass sie permanent mit Softwarethemen beschäftigt sind, die vielleicht gar nicht zu ihrem ERP-System passen – dies kostet Hausverwaltungen viel Zeit“, sagt Rudolf Naßl, Mitglied des Vorstands der auf die Immobilienwirtschaft spezialisierten Hausbank München eG. Ein weiterer Fehler: Die Mandate generieren zu geringe Erlöse, weil der Verwalter zu günstig kalkuliert hat oder Zusatzdienstleistungen nicht gesondert abrechnet.
Vielfach unterliegen Hausverwalter äußeren Zwängen, die sie nicht beeinflussen können. Beispiel: Der Verwalter will eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) halten und kann bei Preisverhandlungen sein Honorar nicht so erhöhen wie er es eigentlich müsste, damit sich die Verwaltung für ihn rechnet. Oder er nimmt eine weitere WEG hinzu, weil ein Eigentümer in dieser ebenfalls eine Wohnung besitzt, kann aber keinen entsprechend höheren Preis veranschlagen. Auch häufig der Fall: Mit der neuen WEG kommen weitere Software-Schnittstellen oder anders aufbereitete Daten hinzu. Und oftmals hat der Hausverwalter schlicht das Personal nicht, um sich mit dem Thema Digitalisierung auseinanderzusetzen. Rudolf Naßl: „In der Regel sind die Fehler aber hausgemacht. So übernehmen viele Verwalter kleine, unrentable Verwaltungsmandate. Oder sie setzen zu viel unterschiedliche Software ein, sodass sich die Mitarbeiter nicht mehr auskennen.“
Leistungen klar abgrenzen
Doch wie lassen sich diese Fehler vermeiden? Naßl: „Einer alten Kaufmannsregel zufolge liegt im Einkauf der Gewinn. Mandate, die sich nicht rechnen, sollte der Verwalter nicht annehmen“. Ein weiterer Tipp: Leistungspakete genau abgrenzen und Zusatzdienstleistungen gesondert in Rechnung stellen. Denn: Nicht selten haben sich WEGs und Eigentümer daran gewöhnt, sich bei sämtlichen Fragen an die Hausverwaltung zu wenden und erwarten Lösungen im Rahmen des Mandats.
Digitalisierung als Schlüssel
Die Digitalisierung kann Hausverwaltungen helfen, Abläufe zu automatisieren. Der Verwalter sollte sich mit seinen Prozessen auseinandersetzen und sich fragen, wo er digitalisieren, wo er Software einsetzen kann und welche Software sinnvoll und notwendig ist. „Dabei ist es wichtig, einen Schritt nach dem anderen zu gehen. In einer Analyse müssen zunächst die Bedarfe erfasst werden. Danach müssen die individuellen Anforderungen der jeweiligen Hausverwaltung mit dem Leistungsspektrum der Verwaltersoftware abgeglichen werden“, erklärt Naßl. Ist die richtige Software gefunden, bleibt im Idealfall mehr Zeit für die menschliche Interaktion, die viele WEGs und Eigentümer als eigentlichen Nutzen schätzen. Doch Vorsicht: Wenn die durch Digitalisierung frei gewordene und genutzte Zeit nicht richtig erfasst und abgerechnet wird, bekommen die Kunden die durch digitale Prozesse ermöglichten Mehrleistungen zum gleichen Preis.
Digitalisierungspotenzial für Berufsanfänger und alte Hasen
Einem angehenden Hausverwalter mit lediglich geringer Berufserfahrung, aber guten Digitalisierungskenntnissen, rät Naßl, von Anbeginn auf seine Prozesse zu achten, nur Softwareprodukte zu verwenden, die miteinander kompatibel sind, möglichst wenige Schnittstellen zu haben und manuelle Tätigkeiten zu vermeiden. Außerdem: „Qualität setzt sich am Markt durch: Wenn der Verwalter eine qualitativ hochwertige Leistung erbringt, kann der Preis etwas höher sein.“
Aber auch Hausverwaltern mit langjähriger Berufserfahrung empfiehlt Naßl, sich mit Digitalisierungsthemen zu beschäftigen: „Ein alter Hase muss sich überlegen, wie er sein Unternehmen für die Zukunft aufstellen will – egal, ob er seine Firma für die nächste Generation fit machen oder verkaufen will – und muss sich definitiv noch mit technologischen Neuerungen auseinandersetzen.“ Laut Naßl heißt das aber nicht, dass er auf jeden Zug aufspringen sollte: „Alle Welt ruft momentan nach der digitalen Eigentümerversammlung. Unabhängig davon, dass die Rechtslage in Bezug auf dort getroffene Beschlüsse noch nicht abschließend geklärt ist, wollen viele Eigentümer keine ausschließlich online oder hybrid abgehaltene Versammlung – sie wollen sich treffen und miteinander reden.“
Vielfach unterliegen Hausverwalter äußeren Zwängen, die sie nicht beeinflussen können. Beispiel: Der Verwalter will eine Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) halten und kann bei Preisverhandlungen sein Honorar nicht so erhöhen wie er es eigentlich müsste, damit sich die Verwaltung für ihn rechnet. Oder er nimmt eine weitere WEG hinzu, weil ein Eigentümer in dieser ebenfalls eine Wohnung besitzt, kann aber keinen entsprechend höheren Preis veranschlagen. Auch häufig der Fall: Mit der neuen WEG kommen weitere Software-Schnittstellen oder anders aufbereitete Daten hinzu. Und oftmals hat der Hausverwalter schlicht das Personal nicht, um sich mit dem Thema Digitalisierung auseinanderzusetzen. Rudolf Naßl: „In der Regel sind die Fehler aber hausgemacht. So übernehmen viele Verwalter kleine, unrentable Verwaltungsmandate. Oder sie setzen zu viel unterschiedliche Software ein, sodass sich die Mitarbeiter nicht mehr auskennen.“
Leistungen klar abgrenzen
Doch wie lassen sich diese Fehler vermeiden? Naßl: „Einer alten Kaufmannsregel zufolge liegt im Einkauf der Gewinn. Mandate, die sich nicht rechnen, sollte der Verwalter nicht annehmen“. Ein weiterer Tipp: Leistungspakete genau abgrenzen und Zusatzdienstleistungen gesondert in Rechnung stellen. Denn: Nicht selten haben sich WEGs und Eigentümer daran gewöhnt, sich bei sämtlichen Fragen an die Hausverwaltung zu wenden und erwarten Lösungen im Rahmen des Mandats.
Digitalisierung als Schlüssel
Die Digitalisierung kann Hausverwaltungen helfen, Abläufe zu automatisieren. Der Verwalter sollte sich mit seinen Prozessen auseinandersetzen und sich fragen, wo er digitalisieren, wo er Software einsetzen kann und welche Software sinnvoll und notwendig ist. „Dabei ist es wichtig, einen Schritt nach dem anderen zu gehen. In einer Analyse müssen zunächst die Bedarfe erfasst werden. Danach müssen die individuellen Anforderungen der jeweiligen Hausverwaltung mit dem Leistungsspektrum der Verwaltersoftware abgeglichen werden“, erklärt Naßl. Ist die richtige Software gefunden, bleibt im Idealfall mehr Zeit für die menschliche Interaktion, die viele WEGs und Eigentümer als eigentlichen Nutzen schätzen. Doch Vorsicht: Wenn die durch Digitalisierung frei gewordene und genutzte Zeit nicht richtig erfasst und abgerechnet wird, bekommen die Kunden die durch digitale Prozesse ermöglichten Mehrleistungen zum gleichen Preis.
Digitalisierungspotenzial für Berufsanfänger und alte Hasen
Einem angehenden Hausverwalter mit lediglich geringer Berufserfahrung, aber guten Digitalisierungskenntnissen, rät Naßl, von Anbeginn auf seine Prozesse zu achten, nur Softwareprodukte zu verwenden, die miteinander kompatibel sind, möglichst wenige Schnittstellen zu haben und manuelle Tätigkeiten zu vermeiden. Außerdem: „Qualität setzt sich am Markt durch: Wenn der Verwalter eine qualitativ hochwertige Leistung erbringt, kann der Preis etwas höher sein.“
Aber auch Hausverwaltern mit langjähriger Berufserfahrung empfiehlt Naßl, sich mit Digitalisierungsthemen zu beschäftigen: „Ein alter Hase muss sich überlegen, wie er sein Unternehmen für die Zukunft aufstellen will – egal, ob er seine Firma für die nächste Generation fit machen oder verkaufen will – und muss sich definitiv noch mit technologischen Neuerungen auseinandersetzen.“ Laut Naßl heißt das aber nicht, dass er auf jeden Zug aufspringen sollte: „Alle Welt ruft momentan nach der digitalen Eigentümerversammlung. Unabhängig davon, dass die Rechtslage in Bezug auf dort getroffene Beschlüsse noch nicht abschließend geklärt ist, wollen viele Eigentümer keine ausschließlich online oder hybrid abgehaltene Versammlung – sie wollen sich treffen und miteinander reden.“
