20.04.2023 Aengevelt zur Forderung von New-Work-Konzepten für öffentliche Hand
Der Klimaschutz erzwingt es, und die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass es möglich ist: Die Reduzierung des Büroflächenbedarfs durch neue Arbeits- und Bürokonzepte wie HomeOffice, Desksharing, Co-Working oder Doppelbelegung. Nach Beobachtung von Aengevelt Research entstehen dabei auch ganz neue Büro- und Arbeitswelten bzw. sind bereits entstanden. Diese Entwicklung findet nicht nur in Unternehmen statt, sondern auch bei der öffentlichen Hand: Einzelne Bundesländer und auch die Europäische Kommission in Brüssel haben es vorgemacht, jetzt fordert auch der Bundesrechnungshof die Bundesministerien und -behörden auf, Büroflächen zu reduzieren. Damit folgt die öffentliche Hand einem Trend, der in der Wirtschaft unter der Überschrift “New Work Office Concepts“ um sich greift.
Die sprichwörtliche “Amtsstube“ ist nicht nur ein geflügeltes Wort in der Bürgerschaft, sondern auch durch Richtlinien festgeschrieben, die im Wesentlichen noch aus der Nachkriegszeit stammen. So werden für Sachbearbeiter in Bundesministerien Einzelbüros mit Flächen von 15 m² vorgesehen; in Bestandsgebäuden sind die Büros häufig noch größer. Dabei sind ursprünglich vorgesehene Höchstflächen in der Praxis oftmals zu Mindestflächen geworden. Hinzu kommen Verkehrsflächen, Besprechungsräume, Teeküchen, Technikräume, Archivräume, Kantinen und Ähnliches. Nach Schätzungen von Aengevelt Research entfallen damit 35 bis 40 m² Fläche auf einen Beschäftigten.
Diese Praxis hat der Bundesrechnungshof in seinem Ergänzungsband zu den „Bemerkungen 2022 zur Haushalts- und Wirtschaftsführung des Bundes“ vom 18. April 2023 kritisiert. Der sparsame Umgang mit Steuergeldern, insbesondere aber auch das Ziel, klimaneutral zu werden, zwinge auch den Bund dazu, Büroflächen zu reduzieren. Dadurch könnten sowohl die Ausgaben für angemietete Büroflächen als auch Ausgaben für Modernisierung und Neubau von Bundesimmobilien reduziert werden.
Der Rechnungshof kritisiert, dass eine Bürogröße von 15 m² für Bundesbedienstete überdimensioniert sei, da sie keinerlei Vorteil gegenüber 12 m² großen Büros bringe, die in anderen Behörden üblich seien. Darüber hinaus sei festgestellt worden, dass bereits vor der Corona-Pandemie nur 40 % bis 70 % der Büroarbeitsplätze wirklich belegt waren, weil Mitarbeiter durch Dienstreisen, Krankheit oder Urlaub abwesend waren. Durch das HomeOffice, das auch nach dem Ende der Pandemie vielfach tageweise weiter praktiziert wird, hat sich die Präsenz in den Büros noch weiter verringert.
Die Nutzungseffizienz von Büroflächen ließe sich durch verschiedene Maßnahmen steigern:
1. Doppelbelegung großzügig dimensionierter Einzelbüros. Nach den Technischen Regeln für Arbeitsstätten sind 14 m² für ein Zweierbüro ausreichend, so dass in den bisherigen Einerbüros mit 15 m² auch zwei Beschäftigte untergebracht werden können.
2. Desksharing, d.h. mehrere Beschäftigte teilen sich einen Arbeitsplatz.
3. Co-Working, d.h. Mitarbeiter suchen sich Arbeitsplätze in Bürolandschaften.
Ein Beispiel für die Realisierung moderner Bürokonzepte der öffentlichen Hand sieht Aengevelt Research z.B. bei der Senatsverwaltung der Hansestadt Hamburg: Für die rund 90 Mitarbeiter des Amts “Hamburgweite Dienste und Organisation“ gibt es keine Einzelbüros mehr – auch nicht für die Amtsleiterin – sondern Großraum-Workspaces, Glaskuben für ungestörte Telefonate, Räume für Projektteams, Besprechungs- und Begegnungsräume sowie Kaffeeküchen mit Couchecken und Tresen mit Laptopanschlüssen. Da nie alle Mitarbeiter gleichzeitig anwesend sind, ist die Zahl der Arbeitsplätze geringer als die Zahl der Mitarbeiter und die Gesamtfläche pro Mitarbeiter konnte von 35 m² auf 18 m² nahezu halbiert werden.
Auch das Land Schleswig-Holstein hat 2022 ein „Umsetzungskonzept zur Reduzierung von Büroflächen“ beschlossen, das eine Flächenreduzierung um 20 Prozent bis zum Jahr 2030 anstrebt. Kern des Konzepts sind Maßnahmen zur Reduzierung der Präsenz, darunter die Förderung der Wohnraumarbeit und flexiblere Arbeitszeiten zwischen 6 und 21 Uhr. Dazu passende Raumkonzepte umfassen Zweierbüros, Gruppenbüros (v.a. für Projektarbeiten), Kombibüros mit Einzelarbeitsplätzen und gemeinsamen Kommunikationszonen sowie Teambüros (auch Business Club genannt) mit einer Mischung von Docking Stations, Projekträumen und Kommunikationszonen.
Robert Kollar, Leiter gewerbliche Vermietung bei Aengevelt Immobilien: „In vielen Städten – insbesondere mit ansässigen Landes- und/oder Bundesbehörden – stellt die Nachfrage der öffentlichen Hand bislang einen stabilisierenden Faktor der Büroflächennachfrage dar. Die Immobilienbranche muss sich allerdings darauf einstellen, dass Behörden das Volumen angemieteter Flächen reduzieren werden und zudem verstärkt Büroflächen nachfragen, die von ihren Grundrissen her für flexible New-Work-Konzepte geeignet sind.“
Nach den Analysen von Aengevelt Research wird die Umsetzung neuer Arbeits- und Bürokonzepte in Ämtern, Behörden und Ministerien den Innovationsdruck auf die Anbieter von Büroimmobilien verstärken, weil Bestandsgebäude mit traditionellen Zellenbüros immer weniger gefragt sein werden. Stattdessen wird auch die Nachfrage der öffentlichen Hand dazu beitragen, dass die Zukunft nachhaltigen, CO2-neutralen Bürogebäuden mit offenen, flexibel nutzbaren Flächen gehört. Aus Sicht von Robert Kollar wird dies den Druck auf Bestandsimmobilien hinsichtlich umfassender Sanierungen und Modernisierungen weiter erhöhen bzw. wenn dies nicht möglich ist, die Dynamik von Abriss und Neubau veralteter Bürogebäude verstärken.
Die sprichwörtliche “Amtsstube“ ist nicht nur ein geflügeltes Wort in der Bürgerschaft, sondern auch durch Richtlinien festgeschrieben, die im Wesentlichen noch aus der Nachkriegszeit stammen. So werden für Sachbearbeiter in Bundesministerien Einzelbüros mit Flächen von 15 m² vorgesehen; in Bestandsgebäuden sind die Büros häufig noch größer. Dabei sind ursprünglich vorgesehene Höchstflächen in der Praxis oftmals zu Mindestflächen geworden. Hinzu kommen Verkehrsflächen, Besprechungsräume, Teeküchen, Technikräume, Archivräume, Kantinen und Ähnliches. Nach Schätzungen von Aengevelt Research entfallen damit 35 bis 40 m² Fläche auf einen Beschäftigten.
Diese Praxis hat der Bundesrechnungshof in seinem Ergänzungsband zu den „Bemerkungen 2022 zur Haushalts- und Wirtschaftsführung des Bundes“ vom 18. April 2023 kritisiert. Der sparsame Umgang mit Steuergeldern, insbesondere aber auch das Ziel, klimaneutral zu werden, zwinge auch den Bund dazu, Büroflächen zu reduzieren. Dadurch könnten sowohl die Ausgaben für angemietete Büroflächen als auch Ausgaben für Modernisierung und Neubau von Bundesimmobilien reduziert werden.
Der Rechnungshof kritisiert, dass eine Bürogröße von 15 m² für Bundesbedienstete überdimensioniert sei, da sie keinerlei Vorteil gegenüber 12 m² großen Büros bringe, die in anderen Behörden üblich seien. Darüber hinaus sei festgestellt worden, dass bereits vor der Corona-Pandemie nur 40 % bis 70 % der Büroarbeitsplätze wirklich belegt waren, weil Mitarbeiter durch Dienstreisen, Krankheit oder Urlaub abwesend waren. Durch das HomeOffice, das auch nach dem Ende der Pandemie vielfach tageweise weiter praktiziert wird, hat sich die Präsenz in den Büros noch weiter verringert.
Die Nutzungseffizienz von Büroflächen ließe sich durch verschiedene Maßnahmen steigern:
1. Doppelbelegung großzügig dimensionierter Einzelbüros. Nach den Technischen Regeln für Arbeitsstätten sind 14 m² für ein Zweierbüro ausreichend, so dass in den bisherigen Einerbüros mit 15 m² auch zwei Beschäftigte untergebracht werden können.
2. Desksharing, d.h. mehrere Beschäftigte teilen sich einen Arbeitsplatz.
3. Co-Working, d.h. Mitarbeiter suchen sich Arbeitsplätze in Bürolandschaften.
Ein Beispiel für die Realisierung moderner Bürokonzepte der öffentlichen Hand sieht Aengevelt Research z.B. bei der Senatsverwaltung der Hansestadt Hamburg: Für die rund 90 Mitarbeiter des Amts “Hamburgweite Dienste und Organisation“ gibt es keine Einzelbüros mehr – auch nicht für die Amtsleiterin – sondern Großraum-Workspaces, Glaskuben für ungestörte Telefonate, Räume für Projektteams, Besprechungs- und Begegnungsräume sowie Kaffeeküchen mit Couchecken und Tresen mit Laptopanschlüssen. Da nie alle Mitarbeiter gleichzeitig anwesend sind, ist die Zahl der Arbeitsplätze geringer als die Zahl der Mitarbeiter und die Gesamtfläche pro Mitarbeiter konnte von 35 m² auf 18 m² nahezu halbiert werden.
Auch das Land Schleswig-Holstein hat 2022 ein „Umsetzungskonzept zur Reduzierung von Büroflächen“ beschlossen, das eine Flächenreduzierung um 20 Prozent bis zum Jahr 2030 anstrebt. Kern des Konzepts sind Maßnahmen zur Reduzierung der Präsenz, darunter die Förderung der Wohnraumarbeit und flexiblere Arbeitszeiten zwischen 6 und 21 Uhr. Dazu passende Raumkonzepte umfassen Zweierbüros, Gruppenbüros (v.a. für Projektarbeiten), Kombibüros mit Einzelarbeitsplätzen und gemeinsamen Kommunikationszonen sowie Teambüros (auch Business Club genannt) mit einer Mischung von Docking Stations, Projekträumen und Kommunikationszonen.
Robert Kollar, Leiter gewerbliche Vermietung bei Aengevelt Immobilien: „In vielen Städten – insbesondere mit ansässigen Landes- und/oder Bundesbehörden – stellt die Nachfrage der öffentlichen Hand bislang einen stabilisierenden Faktor der Büroflächennachfrage dar. Die Immobilienbranche muss sich allerdings darauf einstellen, dass Behörden das Volumen angemieteter Flächen reduzieren werden und zudem verstärkt Büroflächen nachfragen, die von ihren Grundrissen her für flexible New-Work-Konzepte geeignet sind.“
Nach den Analysen von Aengevelt Research wird die Umsetzung neuer Arbeits- und Bürokonzepte in Ämtern, Behörden und Ministerien den Innovationsdruck auf die Anbieter von Büroimmobilien verstärken, weil Bestandsgebäude mit traditionellen Zellenbüros immer weniger gefragt sein werden. Stattdessen wird auch die Nachfrage der öffentlichen Hand dazu beitragen, dass die Zukunft nachhaltigen, CO2-neutralen Bürogebäuden mit offenen, flexibel nutzbaren Flächen gehört. Aus Sicht von Robert Kollar wird dies den Druck auf Bestandsimmobilien hinsichtlich umfassender Sanierungen und Modernisierungen weiter erhöhen bzw. wenn dies nicht möglich ist, die Dynamik von Abriss und Neubau veralteter Bürogebäude verstärken.
