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18.06.2020 Schneller, effektiver, direkter: Start für Verwaltersoftware VS3+

Die auf die Immobilienwirtschaft spezialisierte Hausbank München hat als Ergänzung zu ihrer Verwaltersoftware VS3 mit VS3+ eine digitale Kundenmanagementplattform entwickelt, die Hausverwaltungen völlig neue Optionen ermöglicht. Als modulare Softwaresuite ergänzt VS3+ die bereits in dritter Generation am Markt befindliche kaufmännische Software VS3 um ein Kontakt-, Dokumenten- und Vorgangsmanagement sowie ein Kundenportal und Berichtswesen. Ab sofort startet der deutschlandweite Roll-out.

„Auch in der professionellen Immobilienverwaltung hat die Digitalisierung längst Einzug gehalten – allerdings fällt das Maß noch sehr unterschiedlich aus“, sagt Rudolf Naßl, Mitglied des Vorstands der Hausbank München, verantwortlich für das Ressort Immobilienwirtschaft. Ein Grund für Lücken in der Digitalisierung liege im häufig eingeschränkten Funktionsumfang der eingesetzten Verwalter- und Kundenmanagementsoftware. „Während die digitale Verwaltung von Stammdaten bei nahezu allen Verwaltern gängige Praxis ist, werden Schriftverkehr, Abrechnungen und Wirtschaftspläne bisher nicht durchgehend über eine Software erstellt“, ergänzt Naßl. Dies stehe im Widerspruch zum Wunsch vieler Verwalter nach weiteren Funktionalitäten, wie einer digitalen Dokumentenverwaltung und -archivierung, einem digitalen Rechnungswesen, einem Kundenportal oder einer Online-Belegprüfung.

Neue Softwaresuite ergänzt etablierte Software VS3 um CRM

Mit der in dritter Generation am Markt befindlichen Verwaltersoftware VS3 der Hausbank München können Verwalter bereits heute etwa Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne mit automatisierter Verbuchung der Zahlungsflüsse erstellen, systemgesteuert Sonderumlagen umsetzen und Beschlussbücher führen. „Ziel der Digitalisierung ist neben der DSGVO-Konformität der Datenhaltung vor allem, Prozesse zu verschlanken – die Steigerung der Effizienz steht im Mittelpunkt“, erläutert Jeannette Jungmann-Guhl, Leiterin der Abteilung Spezialisten der Hausbank München. „Die Software ist beispielsweise in der Lage, die Einladungsunterlagen für die Eigentümerversammlung direkt an die Eigentümer zu versenden“.

VS3+ kommt mit drei Modulen: Basismodul, Kundenportal und PRO

Herzstück von VS3+ ist das Basismodul mit einem Kontakt- und Dokumentenmanagement; es bildet die Grundlage für die Nutzung der weiteren optionalen Module Kundenportal und PRO. Das Basismodul unterstützt Immobilienverwalter bei der effizienten Verwaltung von Kontakten und Dokumenten und stellt sicher, dass alle Daten und Informationen rund um einen Kontakt stets aktuell und für alle zugänglich an einer zentralen Stelle liegen. Verwalter haben die Möglichkeit, Aufgabenlisten und Notizen zu hinterlegen, Serienbriefe zu erstellen, Meldungen an Eigentümer bzw. Mieter einzustellen oder ihnen Dokumente zur Verfügung zu stellen.

Das VS3+ Kundenportal dient als sichere Kommunikationsplattform zwischen Verwalter und Eigentümer bzw. Mieter. Eigentümer haben jederzeit Zugriff auf alle Informationen und Kontaktdaten sowie wichtige Dokumente zu ihrer Immobilie, wie beispielsweise Abrechnungen oder Eigentümerversammlungsprotokolle, und können alle anstehenden Termine einsehen.

Das Zusatzmodul VS3+ PRO wiederum bietet neben administrativen Funktionen ein Vorgangsmanagement und ein Berichtswesen. Im Rahmen des über ein Ticketsystem gesteuerten Vorgangsmanagements können mehrere Prozessschritte in einem Vorgang abgebildet werden. Dies ist wichtig zur Dokumentation und Nachvollziehbarkeit der Geschäftsprozesse. Mit Hilfe des Berichtswesens können zukünftig beispielsweise Reports zu Umsatz- und Verbrauchsdaten inklusive grafischer Darstellungen sowie verschiedene Auswertungen wie Kosten-Nutzen-Analysen des Verwalterbestands erstellt werden. Durch so genanntes Tagging, also die Kennzeichnung mit einem Schlagwort, bzw. die automatisierte Zuordnung zu den Objekten, Eigentümern und Mietern können Verwalter Dokumente leicht auffinden, was eine große Zeitersparnis bedeutet.

Intuitiv bedienbar und mobil nutzbar in Echtzeit

Die Bedienung von VS3+ ist intuitiv und der grafische Aufbau des Kundenportals passt sich dank des vollständig responsiven Webdesigns an alle mobilen Endgeräte an. Dies bietet einen besonderen Vorteil, wenn außerhalb des Büros gearbeitet werden muss – beispielsweise im Home-Office oder direkt vor Ort in der Wohneinheit. Der Datenabgleich erfolgt in Echtzeit, automatisiert und revisionssicher.

Keine zusätzliche Schnittstelle, Wartung oder Datensicherung nötig

Rudolf Naßl: „Der große Vorteil der Kombination von kaufmännischer Software und CRM besteht in der Übertragung der Daten und Dokumente, für die keine zusätzliche Schnittstelle oder zusätzlicher manueller Aufwand benötigt wird. Sämtliche Informationen werden automatisch dem richtigen Eigentümer bzw. Mieter zugeordnet. Die Daten und Anwendungen werden in sicheren Rechenzentren gehostet, die sich schon aus DSGVO-Konformitätsgründen in Deutschland befinden. Für die Verwalter entfällt jeglicher Aufwand für Wartung oder Datensicherung.“







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