31.03.2014 Multiprojektmanagement für 49 neue Standorte der Deutschen Telekom
Zur Verbesserung der Servicequalität hat die Deutsche Telekom 2009 damit begonnen, für den Bereich Deutsche Telekom Kundenservice ein umfangreiches Standortkonzept mit ca. 12.000 modernen Arbeitsplätzen an 33 Standorten umzusetzen. Für den Bereich Vertrieb und Service Deutschland sind von weiteren 16 Standorten mit 5.300 Plätzen zwölf Standorte fertiggestellt, vier befinden sich noch in der Umsetzung. Die große Anzahl der Standorte, die hohen baulichen Anforderungen an die jeweiligen Objekte und der sehr enge Terminrahmen machten ein „Multiprojektmanagement“ erforderlich, das von Canzler maßgeblich mitgeprägt wurde.
„ Mit dem neuen, zukunftsfähigen Standortkonzept mit einem einheitlichen Standard schafft die Deutsche Telekom effiziente Bürolösungen, die den Mitarbeitern zeitgemäße und gut ausgestattete Arbeitsplätze bieten und die Wettbewerbsfähigkeit der Deutschen Telekom durch eine verbesserte Servicequalität erhöhen“, erklärt Peter Schröder, Gesamtprojektleiter bei der Deutschen Telekom. Vorgabe für die Entwicklung der neuen Standorte ist die mit dem Nutzer abgestimmte, präzise definierte „objektkonkrete Ausbaubeschreibung“ (O-ABB). Auf deren Grundlage entstehen moderne Arbeitsumgebungen für unterschiedliche Nutzungsanforderungen: 24-h-Betrieb, Servicecenter, Besprechungs-, Konferenz- und Schulungsausstattung. Um eine hohe Nutzerzufriedenheit in den Büros zu erzielen, bestehen hohe Anforderungen an die Bauqualität, die Technische Ausrüstung sowie an die Thermik und Akustik. Canzler hat sowohl Qualitäts- als auch Prozessstandards in Zusammenarbeit mit der Deutschen Telekom erstellt und ist für die laufende Fortschreibung und Optimierung verantwortlich. Da der Auftraggeber nicht selbst als Bauherr fungiert, bereitet Canzler das Auswahlverfahren und die Entscheidungsfindung auf Basis eines definierten Verfahrens für die Standorte vor. Meist wird parallel zum Mietvertrag entweder ein Neubau oder intensiver Umbau von Bestandsflächen vereinbart.
Präzise definierte Projektphasen
Zur zuverlässigen Umsetzung dieses Qualitätsstandards an temporär bis zu 15 gleichzeitig entstehenden Standorten entwickelte Canzler gemeinsam mit dem Kunden im Vorfeld ein Leistungsbild für das Projektmanagement mit präzise definierten Projektphasen, die – verknüpft mit der Ausbaubeschreibung – bei allen Projekten durchlaufen werden. Das gilt für Neu- wie Umbauten, für selbst entwickelte Projekte sowie für Investorenmodelle, für Standorte mit 2.800 m 2 und solche mit bis zu 24.000 m 2 . „Es geht darum, jedes Projekt individuell zu betrachten, aber alle einheitlich abzuwickeln“, erläutert Michael Nolte, Prokurist und Projektmanager bei Canzler Ingenieure. Er ist im Rahmen des Projekts Mitglied des sogenannten „Kernteams“, das seitens der mit der Gesamtentwicklung beauftragten „Group Real Estate Management“ zentral für die Steuerung und Koordination des Projekts tätig ist. Vor allem auf regionaler Ebene gibt es weitere Dienstleister und Partner, die in Einzelprojekten tätig sind.
Einzelproblematiken standardisieren, vielzählige Projekte steuern
Canzler ist im Projekt auf verschiedenen Ebenen steuernd, moderierend und koordinierend verantwortlich. „Unsere Hauptaufgabe ist es, die idealtypische Umsetzung zu überwachen. Dazu zählt, Grundsatzentscheidungen auf zentraler Ebene des Auftraggebers vorzubereiten und vor Ort die getroffenen Entscheidungen durchzusetzen. Dabei unterstützen wir die Deutsche Telekom treuhänderisch.“ Die Schwierigkeiten beim Multiprojektmanagement liegen darin, mehrere Projekte gleichzeitig zu lenken und die permanente Kommunikation mit Informationen und Reportings mit allen Beteiligten zu gewährleisten. Für die Qualität des Gesamtprojekts ist der Dialog zwischen der zentralen Projektleitung und der regionalen Leitung besonders wichtig. Wenn ein Problem regional auftaucht, wird immer geprüft, ob es auch bei anderen Projekten relevant werden könnte. „Die Herausforderung des Multiprojektmanagements besteht einerseits darin, solche Einzelproblematiken so zu standardisieren, dass sie entweder nicht vorkommen oder zur gleichen Lösung führen. Andererseits gilt es, den Prozess so zu gestalten und so zu formulieren, dass ihn jeder versteht und umsetzen kann.“
Zudem ist sicherzustellen, dass die Qualitätsstandards an allen Standorten nahezu gleich sind und die Kosten- und festen Terminziele erreicht werden. Ohnehin haben die Qualitätssicherung und das Erreichen der Meilensteine bei diesem Projekt höchste Priorität. Anhand eines übersichtlichen Roll-out-Plans überprüft Canzler wöchentlich den Status jedes einzelnen Projekts und dessen Baufortschritt. Die Planungen der fachlich beteiligten Architektur- und Ingenieurbüros sowie die Ausführung vor Ort werden ebenfalls regelmäßigen Prüfungen unterzogen. Drohen Zeitverzögerungen, werden sofort Gegenmaßnahmen veranlasst. „Die Einhaltung der von den Nutzern vorgegebenen Termine ist unser höchstes Ziel. Bei absehbaren Qualitätsrisiken leiten wir einen Abwägungs- und Entscheidungsprozess ein, da sonst langfristige Probleme mit der geminderten Bauqualität zu befürchten sind.“
Rechtliche Einordnung als Hilfestellung
Da die Bauleistungen über Mietverträge vereinbart sind, bilden das Vertragsmanagement und die fachlich-rechtliche Einordnung von Einzelaufgaben eine entscheidende Rolle in der Standortbetreuung. „Gerade aufgrund der Tatsache, dass Canzler seit Jahren für die Erstellung und Fortschreibung der Qualitäts- und Prozessbeschreibungen und des Projekthandbuchs hauptverantwortlich ist, werden wir bei Konflikten hinsichtlich der Auslegung der Vertragsdokumente meist erläuternd und schlichtend hinzugezogen“, führt Nolte aus.
„ Mit dem neuen, zukunftsfähigen Standortkonzept mit einem einheitlichen Standard schafft die Deutsche Telekom effiziente Bürolösungen, die den Mitarbeitern zeitgemäße und gut ausgestattete Arbeitsplätze bieten und die Wettbewerbsfähigkeit der Deutschen Telekom durch eine verbesserte Servicequalität erhöhen“, erklärt Peter Schröder, Gesamtprojektleiter bei der Deutschen Telekom. Vorgabe für die Entwicklung der neuen Standorte ist die mit dem Nutzer abgestimmte, präzise definierte „objektkonkrete Ausbaubeschreibung“ (O-ABB). Auf deren Grundlage entstehen moderne Arbeitsumgebungen für unterschiedliche Nutzungsanforderungen: 24-h-Betrieb, Servicecenter, Besprechungs-, Konferenz- und Schulungsausstattung. Um eine hohe Nutzerzufriedenheit in den Büros zu erzielen, bestehen hohe Anforderungen an die Bauqualität, die Technische Ausrüstung sowie an die Thermik und Akustik. Canzler hat sowohl Qualitäts- als auch Prozessstandards in Zusammenarbeit mit der Deutschen Telekom erstellt und ist für die laufende Fortschreibung und Optimierung verantwortlich. Da der Auftraggeber nicht selbst als Bauherr fungiert, bereitet Canzler das Auswahlverfahren und die Entscheidungsfindung auf Basis eines definierten Verfahrens für die Standorte vor. Meist wird parallel zum Mietvertrag entweder ein Neubau oder intensiver Umbau von Bestandsflächen vereinbart.
Präzise definierte Projektphasen
Zur zuverlässigen Umsetzung dieses Qualitätsstandards an temporär bis zu 15 gleichzeitig entstehenden Standorten entwickelte Canzler gemeinsam mit dem Kunden im Vorfeld ein Leistungsbild für das Projektmanagement mit präzise definierten Projektphasen, die – verknüpft mit der Ausbaubeschreibung – bei allen Projekten durchlaufen werden. Das gilt für Neu- wie Umbauten, für selbst entwickelte Projekte sowie für Investorenmodelle, für Standorte mit 2.800 m 2 und solche mit bis zu 24.000 m 2 . „Es geht darum, jedes Projekt individuell zu betrachten, aber alle einheitlich abzuwickeln“, erläutert Michael Nolte, Prokurist und Projektmanager bei Canzler Ingenieure. Er ist im Rahmen des Projekts Mitglied des sogenannten „Kernteams“, das seitens der mit der Gesamtentwicklung beauftragten „Group Real Estate Management“ zentral für die Steuerung und Koordination des Projekts tätig ist. Vor allem auf regionaler Ebene gibt es weitere Dienstleister und Partner, die in Einzelprojekten tätig sind.
Einzelproblematiken standardisieren, vielzählige Projekte steuern
Canzler ist im Projekt auf verschiedenen Ebenen steuernd, moderierend und koordinierend verantwortlich. „Unsere Hauptaufgabe ist es, die idealtypische Umsetzung zu überwachen. Dazu zählt, Grundsatzentscheidungen auf zentraler Ebene des Auftraggebers vorzubereiten und vor Ort die getroffenen Entscheidungen durchzusetzen. Dabei unterstützen wir die Deutsche Telekom treuhänderisch.“ Die Schwierigkeiten beim Multiprojektmanagement liegen darin, mehrere Projekte gleichzeitig zu lenken und die permanente Kommunikation mit Informationen und Reportings mit allen Beteiligten zu gewährleisten. Für die Qualität des Gesamtprojekts ist der Dialog zwischen der zentralen Projektleitung und der regionalen Leitung besonders wichtig. Wenn ein Problem regional auftaucht, wird immer geprüft, ob es auch bei anderen Projekten relevant werden könnte. „Die Herausforderung des Multiprojektmanagements besteht einerseits darin, solche Einzelproblematiken so zu standardisieren, dass sie entweder nicht vorkommen oder zur gleichen Lösung führen. Andererseits gilt es, den Prozess so zu gestalten und so zu formulieren, dass ihn jeder versteht und umsetzen kann.“
Zudem ist sicherzustellen, dass die Qualitätsstandards an allen Standorten nahezu gleich sind und die Kosten- und festen Terminziele erreicht werden. Ohnehin haben die Qualitätssicherung und das Erreichen der Meilensteine bei diesem Projekt höchste Priorität. Anhand eines übersichtlichen Roll-out-Plans überprüft Canzler wöchentlich den Status jedes einzelnen Projekts und dessen Baufortschritt. Die Planungen der fachlich beteiligten Architektur- und Ingenieurbüros sowie die Ausführung vor Ort werden ebenfalls regelmäßigen Prüfungen unterzogen. Drohen Zeitverzögerungen, werden sofort Gegenmaßnahmen veranlasst. „Die Einhaltung der von den Nutzern vorgegebenen Termine ist unser höchstes Ziel. Bei absehbaren Qualitätsrisiken leiten wir einen Abwägungs- und Entscheidungsprozess ein, da sonst langfristige Probleme mit der geminderten Bauqualität zu befürchten sind.“
Rechtliche Einordnung als Hilfestellung
Da die Bauleistungen über Mietverträge vereinbart sind, bilden das Vertragsmanagement und die fachlich-rechtliche Einordnung von Einzelaufgaben eine entscheidende Rolle in der Standortbetreuung. „Gerade aufgrund der Tatsache, dass Canzler seit Jahren für die Erstellung und Fortschreibung der Qualitäts- und Prozessbeschreibungen und des Projekthandbuchs hauptverantwortlich ist, werden wir bei Konflikten hinsichtlich der Auslegung der Vertragsdokumente meist erläuternd und schlichtend hinzugezogen“, führt Nolte aus.
