13.10.2021 McMakler digitalisiert mit Caya seine Posteingangsprozesse
McMakler hat wichtige Posteingangsprozesse verbessert. Dazu scannt der Digitalisierungs-Enabler Caya die Briefpost des Full-Service-Immobiliendienstleisters und schafft somit grundlegende Voraussetzungen, um bei seinen Kunden Mitarbeiter von Routinetätigkeiten zu entlasten und die Customer Experience weiter zu optimieren.
McMakler ist der führende Hybridmakler in Deutschland und bereits heute einer der größten Immobilienmakler überhaupt. Mit seiner eigenen Technologie und Betriebsplattform ist McMakler Vorreiter bei der Digitalisierung der Immobilienbranche.
„Unsere Geschäftsidee ist es, eine Plattform rund um Immobilientransaktionen anzubieten, die aus der Kombination lokaler Expertise und digitaler Prozesse den besten Service sicherstellt“, sagt Raphael Thelen, Vice President Finance bei McMakler. Konkret verbindet das Unternehmen moderne Analyse- , Vermarktungs- und Kommunikationstechnologien mit der persönlichen Beratung durch über 400 eigene festangestellte Makler vor Ort. Mit dieser Kombination hat sich McMakler zu einem Pionier der Digitalisierung in der Immobilienbranche und einem der am schnellsten wachsenden Immobilienmaklerunternehmen Deutschland entwickelt.
Hausinternes Scannen der Briefpost war zeitintensiv
Um Eigentümer beim Immobilienverkauf zu unterstützen, fordert McMakler erforderliche Bescheide von Behörden an. „Dafür haben wir ein Team, das in ständigem Kontakt zu den jeweiligen Kommunen steht“, erklärt Raphael Thelen und ergänzt: „Diese schicken uns die Auskünfte, Bescheide und dazugehörigen Rechnungen fast ausschließlich per Post.“ Diese wurden von McMakler-Mitarbeitern gescannt, was viel Zeit und Nerven kostete. Also suchte McMakler nach effizienten Lösungen, welche den Alltag erleichtern und stieß dabei auf Caya. Das Unternehmen ist ebenfalls in Berlin ansässig und verarbeitet tagesaktuell die Briefpost seiner Kunden. Darüber hinaus bietet Caya mit der Document Cloud ein smartes Dokumenten-Management-System an. Die Anbindung an mehr als 30 Lösungen, darunter Buchhaltungs- oder Projektmanagementsoftware, liefert zusätzlich die Grundlage für automatisierte, digitale Geschäftsprozesse.
Mit dem Ausbruch der Pandemie wurde McMakler vor die Herausforderung gestellt, den Mitarbeitern die täglich eintreffende Post im Homeoffice zur Verfügung zu stellen. Dies galt für verschiedene Abteilungen, etwa das Dokumenten-Team, die Rechtsabteilung, die Finanzbuchhaltung oder die Personalabteilung.
Höhere Automatisierung durch die Verzahnung von Systemen
Dementsprechend beschleunigte McMakler das geplante Projekt „Digitalisierung der Briefpost“. Die Testläufe mit Caya verliefen erfolgreich und die agile Belegschaft war sofort imstande, die eingehende Briefpost zu verarbeiten. Seitdem lässt Caya die Post von McMakler abholen, um sie in einem seiner Scancenter zu digitalisieren. Das Ergebnis: „Am selben Tag stehen die Dokumente inklusive ihrer jeweiligen Briefumschläge in einem digitalen Briefkasten bereit“, so der Vice President Finance.
Mitarbeiter aus dem Office-Management ordnen diese den zuständigen Abteilungen zu, sodass diese die Post als PDFs direkt bearbeiten können. Darüber hinaus hat McMakler seinen Caya-Account über eine Schnittstelle mit dem Buchhaltungstool Candis verknüpft. Dadurch werden die relevanten Belege automatisch in die Buchhaltungslösung importiert, wobei Rechnungsinformationen mittels OCR maschinell ausgelesen werden. Dadurch müssen Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung die Informationen lediglich kontrollieren, statt händisch eintippen. Zusätzlich nutzt McMakler eine DATEV-Software, in die die Belege importiert werden, um sie darüber zu bezahlen und zu verbuchen. „Da die verzahnten Systeme so viele Aufgaben automatisieren, benötigen wir weder Papier noch E-Mails“, verrät Raphael Thelen.
Optimierung in vielen Bereichen
Durch die Digitalisierung der Briefpost und der weiteren Abläufe wird insbesondere das Office-Management entlastet. Auch das Dokumenten-Team und die Finanzabteilung müssen sich nicht mehr mit manuellen Routinetätigkeiten befassen. Durch den Wegfall von Medienbrüchen werden Fehler vermieden und die Durchlaufzeit der Dokumente verkürzt, sodass außerdem die Servicequalität verbessert und damit die Customer Experience weiter optimiert werden konnte.
Darüber hinaus konnte McMakler entlang der gesamten Supply Chain bereits zahlreiche Prozesse digitalisieren. Dazu gehören das Forderungs- und Mahnwesen. Erstkontakte werden mittels Videocalls qualifiziert, die Immobilienbewertung erfolgt mithilfe von Datenpools, Algorithmen und Machine Learning und die Vermarktung einschließlich Optimierung zeitlicher Ressourcen über Immobilienportale.
McMakler ist der führende Hybridmakler in Deutschland und bereits heute einer der größten Immobilienmakler überhaupt. Mit seiner eigenen Technologie und Betriebsplattform ist McMakler Vorreiter bei der Digitalisierung der Immobilienbranche.
„Unsere Geschäftsidee ist es, eine Plattform rund um Immobilientransaktionen anzubieten, die aus der Kombination lokaler Expertise und digitaler Prozesse den besten Service sicherstellt“, sagt Raphael Thelen, Vice President Finance bei McMakler. Konkret verbindet das Unternehmen moderne Analyse- , Vermarktungs- und Kommunikationstechnologien mit der persönlichen Beratung durch über 400 eigene festangestellte Makler vor Ort. Mit dieser Kombination hat sich McMakler zu einem Pionier der Digitalisierung in der Immobilienbranche und einem der am schnellsten wachsenden Immobilienmaklerunternehmen Deutschland entwickelt.
Hausinternes Scannen der Briefpost war zeitintensiv
Um Eigentümer beim Immobilienverkauf zu unterstützen, fordert McMakler erforderliche Bescheide von Behörden an. „Dafür haben wir ein Team, das in ständigem Kontakt zu den jeweiligen Kommunen steht“, erklärt Raphael Thelen und ergänzt: „Diese schicken uns die Auskünfte, Bescheide und dazugehörigen Rechnungen fast ausschließlich per Post.“ Diese wurden von McMakler-Mitarbeitern gescannt, was viel Zeit und Nerven kostete. Also suchte McMakler nach effizienten Lösungen, welche den Alltag erleichtern und stieß dabei auf Caya. Das Unternehmen ist ebenfalls in Berlin ansässig und verarbeitet tagesaktuell die Briefpost seiner Kunden. Darüber hinaus bietet Caya mit der Document Cloud ein smartes Dokumenten-Management-System an. Die Anbindung an mehr als 30 Lösungen, darunter Buchhaltungs- oder Projektmanagementsoftware, liefert zusätzlich die Grundlage für automatisierte, digitale Geschäftsprozesse.
Mit dem Ausbruch der Pandemie wurde McMakler vor die Herausforderung gestellt, den Mitarbeitern die täglich eintreffende Post im Homeoffice zur Verfügung zu stellen. Dies galt für verschiedene Abteilungen, etwa das Dokumenten-Team, die Rechtsabteilung, die Finanzbuchhaltung oder die Personalabteilung.
Höhere Automatisierung durch die Verzahnung von Systemen
Dementsprechend beschleunigte McMakler das geplante Projekt „Digitalisierung der Briefpost“. Die Testläufe mit Caya verliefen erfolgreich und die agile Belegschaft war sofort imstande, die eingehende Briefpost zu verarbeiten. Seitdem lässt Caya die Post von McMakler abholen, um sie in einem seiner Scancenter zu digitalisieren. Das Ergebnis: „Am selben Tag stehen die Dokumente inklusive ihrer jeweiligen Briefumschläge in einem digitalen Briefkasten bereit“, so der Vice President Finance.
Mitarbeiter aus dem Office-Management ordnen diese den zuständigen Abteilungen zu, sodass diese die Post als PDFs direkt bearbeiten können. Darüber hinaus hat McMakler seinen Caya-Account über eine Schnittstelle mit dem Buchhaltungstool Candis verknüpft. Dadurch werden die relevanten Belege automatisch in die Buchhaltungslösung importiert, wobei Rechnungsinformationen mittels OCR maschinell ausgelesen werden. Dadurch müssen Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung die Informationen lediglich kontrollieren, statt händisch eintippen. Zusätzlich nutzt McMakler eine DATEV-Software, in die die Belege importiert werden, um sie darüber zu bezahlen und zu verbuchen. „Da die verzahnten Systeme so viele Aufgaben automatisieren, benötigen wir weder Papier noch E-Mails“, verrät Raphael Thelen.
Optimierung in vielen Bereichen
Durch die Digitalisierung der Briefpost und der weiteren Abläufe wird insbesondere das Office-Management entlastet. Auch das Dokumenten-Team und die Finanzabteilung müssen sich nicht mehr mit manuellen Routinetätigkeiten befassen. Durch den Wegfall von Medienbrüchen werden Fehler vermieden und die Durchlaufzeit der Dokumente verkürzt, sodass außerdem die Servicequalität verbessert und damit die Customer Experience weiter optimiert werden konnte.
Darüber hinaus konnte McMakler entlang der gesamten Supply Chain bereits zahlreiche Prozesse digitalisieren. Dazu gehören das Forderungs- und Mahnwesen. Erstkontakte werden mittels Videocalls qualifiziert, die Immobilienbewertung erfolgt mithilfe von Datenpools, Algorithmen und Machine Learning und die Vermarktung einschließlich Optimierung zeitlicher Ressourcen über Immobilienportale.
